Școli private, universități, training, cursuri online
Înscrieri limpezi,profesori la catedră.
WEB-AZ construiește soluții digitale și AI pentru școli private, universități, furnizori de training și cursuri online: răspunsuri la întrebările de înscriere, notificări de orar, cereri procesate mai repede și materiale ușor de găsit. Evaluarea și deciziile despre cursanți rămân la cadrele didactice.
Unde poate câștiga timp secretariatul unei școli
Sezonul de înscrieri, pregătit din timp
Înainte de începutul anului școlar, la admitere sau la lansarea unei noi serii de curs, emailurile și apelurile se înmulțesc. Răspunsurile standard pregătite din timp lasă secretariatului energie pentru cazurile speciale.
Același răspuns despre taxe, orar și acte
Părinții și cursanții întreabă aceleași lucruri pe toate canalele. Un asistent care răspunde din regulamentele publicate oferă aceeași informație, indiferent cine întreabă și unde.
Schimbări de orar anunțate dintr-un singur loc
Săli, traineri invitați, sesiuni online și recuperări se mută de la o săptămână la alta. Notificările automate ajung la fiecare cursant, fără mesaje trimise unul câte unul.
Materiale de curs ușor de găsit
Suporturi în platforma de curs, fișiere pe Drive, înregistrări și emailuri vechi. Cu o căutare comună, cursanții găsesc singuri lecția potrivită, iar profesorii nu mai retrimit aceleași documente.
Adeverințe și dosare pregătite mai repede
Cereri de adeverință, contracte de școlarizare, dosare de înscriere și certificate de absolvire trec prin mai multe mâini. Datele extrase și drafturile pe model îi lasă secretariatului doar verificarea și semnătura.
Soluții AI pentru școli și training, în sprijinul profesorilor
Ne concentrăm pe partea administrativă și pe accesul la informație. Notarea, admiterea și orice decizie despre un elev sau un cursant rămân la oamenii responsabili.
- Asistent pentru întrebări de înscriereRăspunde din regulamentele și informațiile publicate de instituție despre taxe, calendar și acte, pe site sau pe email, și transmite secretariatului cazurile speciale.
- Căutare în materialele de cursCursanții găsesc lecția, slide-ul sau înregistrarea de care au nevoie printr-o întrebare simplă, cu trimitere la sursa oficială pusă la dispoziție de profesor.
- Procesarea cererilor și a dosarelorCererile primite sunt verificate pentru documente lipsă, datele sunt extrase în registru și se pregătesc drafturi de adeverințe pe care secretariatul le verifică și le semnează.
- Notificări pentru orar și termeneFluxuri care anunță automat mutarea unei ore, termenul unei teme sau al unei plăți, pe canalul ales de familie sau de cursant.
- Calificarea cererilor pentru cursuri corporatePentru furnizorii de training, solicitările companiilor sunt structurate pe număr de participanți, temă și perioadă, ca echipa comercială să pregătească oferta.
- Website și platformă de înscrierePagini clare pentru programe, calendar și condiții, cu formular de înscriere și plată online acolo unde are sens.
Exemple de utilizare · Educație
Exemple conceptuale despre cum ar putea fi folosite soluțiile; nu sunt proiecte realizate.
Școală privată în perioada de înscrieri
Părinții primesc pe site răspunsuri despre calendar, taxe și actele dosarului. Cererile de vizită și întrebările despre situații speciale ajung la secretariat cu toate detaliile deja notate.
Exemplu conceptualFurnizor de cursuri pentru adulți
La fiecare serie nouă, cursanții primesc automat orarul, linkurile de acces și remindere înainte de sesiuni. Mutările de program se anunță dintr-un singur loc.
Exemplu conceptualFacultate cu multe cereri de adeverință
Studenții depun cererea online, sistemul verifică datele și pregătește documentul pe model, iar secretariatul doar controlează și semnează înainte de emitere.
Exemplu conceptual
Integrare cu platformele de curs și catalogul școlii
Instituțiile folosesc de obicei o platformă de curs, un catalog și instrumente de colaborare. Ne conectăm la ele unde există API sau exporturi stabile; compatibilitatea se confirmă pentru fiecare proiect.
- Moodle
- Google Classroom
- Google Workspace for Education
- Microsoft Teams și Microsoft 365 Education
- Canvas LMS
- Zoom
- Adservio
- Kinderpedia
- SmartBill
- Stripe
Provocări de integrare
- Datele elevilor sunt împărțite între catalog, platforma de curs și tabele Excel ale secretariatului, adesea fără identificator comun.
- Unele platforme educaționale permit doar exporturi manuale, ceea ce limitează actualizarea automată.
- Regulamentele și informațiile publice nu sunt mereu sincronizate între site, documentele oficiale și ce se spune la telefon.
- Materialele de curs au drepturi de autor diferite, deci nu tot ce există în arhivă poate fi folosit ca sursă.
Protecția elevilor și a deciziilor educaționale
Datele minorilor și acordul părinților
Pentru elevi minori, informarea și consimțământul se adresează părinților sau tutorilor, în condițiile prevăzute de GDPR și de legislația națională. Colectăm doar datele necesare și limităm accesul la cei care lucrează efectiv cu ele.
Fără notare sau admitere automată
Sistemele nu acordă note, nu decid admiterea și nu clasifică elevii. Folosirea AI pentru astfel de decizii intră în zona cu risc ridicat din AI Act, iar în proiectele noastre aceste decizii rămân la profesori și comisii.
Comunicări promoționale separate
Informările despre cursul la care cineva e înscris diferă de reclamele pentru alte programe. Pentru acestea din urmă cerem acord explicit și oferim dezabonare simplă.
Drepturi asupra materialelor
Asistentul folosește doar materialele pe care instituția are dreptul să le pună la dispoziție cursanților. Conformitatea finală se verifică împreună cu juristul sau responsabilul de protecția datelor al instituției.
Ghiduri utile
Înainte să decizi, citește
- ConformitateChatGPT în firmă fără riscuri: politică de utilizare AI pentru angajațiCum folosești ChatGPT și alte instrumente AI în firmă fără să expui date confidențiale: ce nu introduci niciodată, ce plan alegi, ce cere GDPR și cum arată o politică internă simplă.Citește ghidul
- LLM & dateCe este RAG? Explicat simplu pentru asistenții AI pe documentele companieiRAG înseamnă că asistentul AI caută întâi în documentele tale și abia apoi răspunde, cu trimitere la sursă. Ce rezolvă, ce nu rezolvă și cum îl evaluezi.Citește ghidul
Întrebări frecvente
Ce soluții AI se potrivesc pentru o școală privată sau un furnizor de training?
Cele administrative și de acces la informație: un asistent pentru întrebările de înscriere, căutare în materialele de curs, procesarea cererilor și a dosarelor, notificări pentru orar și termene, calificarea cererilor pentru cursuri corporate și un website cu formular de înscriere. Notarea și admiterea rămân la profesori și comisii.
Pot elevii să folosească asistentul pentru a-și face temele?
Asistentul poate fi configurat strict pentru informații administrative și căutare în materiale, fără să rezolve exerciții. Regulile de utilizare le stabilim împreună cu cadrele didactice.
Cum sunt protejate datele elevilor?
Lucrăm cu acces pe roluri, găzduire și furnizori aleși pentru conformitate cu GDPR și păstrarea datelor doar cât este necesar. Datele copiilor nu sunt folosite pentru profilare sau pentru antrenarea modelelor.
Se poate lega de platforma noastră de curs?
Platforme ca Moodle sau Google Classroom oferă de regulă API-uri, dar accesul depinde de configurarea instituției. Verificăm tehnic înainte să propunem o soluție.
Merge și pentru un furnizor mic de training?
Da. Pentru o echipă mică, primul pas este adesea unul simplu: un formular de înscriere bine făcut și mesaje automate înainte de fiecare sesiune.
De unde începem?
Identificăm momentul din an în care echipa e cea mai aglomerată și ce întrebări sau documente o țin ocupată. Pornim de acolo cu un pilot limitat, înainte de următorul sezon de înscrieri.
Nu găsești răspunsul? Scrie-ne și îți răspundem direct.
Pregătim următorul sezon de înscrieri?
Spune-ne ce tip de instituție conduci și unde se adună munca administrativă. Îți propunem un plan realist pentru echipa ta.